建设背景
数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用的基础上,利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字系统。
“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间,是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。
狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆,其含义除了馆藏档案数字化的工作外,还涉及档案信息的采集.整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程,代表的是一种信息环境和基础设施的构建(包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立)。它包括:
（1）接收应归档的电子文件及其元数据,并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制,以及时获取电子文件,防止重要文件的流失;
（2）将现有馆藏档案数字化,实现数字化档案资源在网上的发布和传递;
（3）支持对馆藏各种档案实体的自动化管理;
（4）支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏,能够提供分散于不同地区的档案信息资源,实现档案信息资源共享;
（5）组织对数据的有效访问和查询,使用户可以通过网络对数字化档案信息(包括目录、索引和全文)进行查阅。
数字档案馆主要功能
通过多层面的信息采集,形成社会综合信息资源库
与传统档案馆相比，数字档案馆的信息资源库将是丰富多彩的,不仅涵盖了原来的档案信息资源,其信息采集将进一步扩大到现行文件、资料、各行业专业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息等,其载体形式包括语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，是一个以档案信息为核心内容的社会综合信息资源库,能满足社会各方面对档案信息资源的需求,从而使其资源库通过计算机通信网络连接成为关乎国计民生的超大规模的战略性知识库群。
海量数据存储
数字档案馆保存的各类信息主要是计算机生成的电子文件和用计算机进行数字化处理的各种档案信息及其他社会信息。电子文件的存储介质的密度大大高于以往各种人工可识读信息介质。随着技术的进步,电子文件介质的存储密度还将继续加大。因此,数字档案馆具有对数据“海量存储”的功能。
档案信息的有效访问与查询
数字档案馆建立以用户为中心的服务模式,通过网络技术将各个分散的档案信息数据库连接起来,用户可以通过网络与档案馆建立联系，而不受地理位置和时间的限制,实现跨馆际查询。数字档案馆具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询,并能对常用检索途径进行优化,满足用户对查全率、查准率的要求;能根据用户需要设置目录检索.元数据检索、全文检索、图文声像一体化检索;能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理;能通过数据调度和数据集成等方式建立检索机制,利用者可以通过网络对电子文件资源(包括目录、索引和全文)进行远程查阅和调用。经数字化处理,进人数字档案馆数据库的各地孤本、珍品档案资料也能在网上查询获取。
数字档案馆的咨询系统分为自我服务信息和请求帮助系统,前者能在各终端或微机上显示利用指南,可用菜单方式或窗口软件,自动指引利用者使用数字档案馆;后者为请示帮助系统,是用户与档案馆联系的渠道,用户可以通过电子咨询信箱向数字档案馆提出咨询,也可接受提供的信息服务。
档案信息的发布与传递
数字档案馆的档案信息发布和传递主要有两种形式,一种是光盘发布，一种是网络发布。前者是指将档案信息复制到光盘，用户不需安装应用系统，只需先执行光盘阅读程序,即可对档案信息进行浏览和检索。后者分为Intranet网上发布(即通过局域网为立档单位提供档案信息查询)和Internet网上发布(即在公众网上公布档案信息)。网上发布是通过网页制作软件,将编辑出来的数字档案信息放在网页上,供用户使用。与数字图书馆不同,数字档案馆对数字档案信息的真实性维护是至关重要的,较少出现版权问题;数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，一些内容不能公开,必须分内部网和外部网两个部分,用户可以根据授权度查阅网页所提供的档案信息。
数字档案信息的安全保护
数字档案馆的安全包括网络、系统、信息、物理等方面,要由可靠的技术措施和完善的管理制度来保证各方面的安全。
（1）网络、系统安全。数字档案馆的权限管理是保障网络、系统安全的重要措施,包括认证和访问控制。通常有三种认证:利用者身份认证、计算机认证(在处理机密档案信息时，系统需确认与哪些计算机相连)、档案信息的认证(用户需要确信接收的信息是真实可靠的,而不是被修改过的信息)。访问控制是指通过授权,控制用户访问资源的范围，防止非授权访问,保证网络和系统的安全。
（2）信息安全。这是一个包括管理和技术等多个层面的综合体系,需要从边界保卫、人侵检测和安全反应等环节着手建立信息安全保障体系。
（3）物理安全。采取内外网隔离、物理断开的方法,通过防火墙连接内部网和因特网,确保信息安全。防火墙的作用是过滤每个通过的数据包,拒绝那些违反安全约束的数据包。管理良好的防火墙可以有效地阻止外部人侵者,保证涉密档案信息的安全。
数字档案信息资源的系统管理
一个现实的数字档案馆将保存三种资源:完全公开的档案信息;有保密要求、需授权才可利用的档案信息;从外界采集的其他数字化信息。数字档案馆能通过专用软件系统,对进人数字档案馆的各类信息按不同的要求进行分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合,确保其真实.完整、可读,使之形成一个有序的信息空间;能以文件形成者的职能和业务活动为依据，自动鉴定和存储所捕获的电子文件;并能运用身份认证、保密、访问控制等技术,确保档案信息的安全与合理利用,并有效地维护整个数字档案馆系统的安全。
现状分析
馆内完成建设情况
（1）依据国家相关文件要求，档案馆网络部分由局域网、政务内网及政务外网三部分组成，且三网已实现物理隔离，网络建设已基本完成。
（2）主机房内的温度、湿度、洁净度、安全保安、防漏水、防雷等环境指标均已达到计算机设备、网络设备、存储设备等各种电子设备的存放要求，主机房建设已基本完成。
（3）综合布线、库房恒温恒湿系统及入侵报警、门禁系统及智能巡更和数字视频监控系统及周界安全已基本完成。
馆内目前存在问题
（1）缺乏综合指挥中心，数字档案馆的建设离不开馆内领导的指导方向及综合调配。应建立数字档案馆建设领导小组，确定建设方向，明确组内分工，加强各建设阶段协调统一。
（2）目前馆内面对复杂的网络环境中所带来网络系统安全、数据安全等安全风险，缺少内网网络及网络安全设备，互连网缺少安全网关、安全审计和杀毒软件，未能建立有效的安全壁垒。因此需要升级安全、可靠的网络系统，以求积极应对档案信息化建设安全新挑战，守住档案信息安全底线。
（3）数据是数字档案馆的第一要素，但档案馆目前的馆内数据存储现状仍存在薄弱区域，缺少相应的数据存储设备，目前馆内需对在线数据存储进行扩容并补充离线数据存储等设施设备，完成数据存储建设。
（4）根据《数字档案馆测评指南》要求，目前档案馆部署的应用系统中未嵌入电子文件归档、电子签章、采集元数据、数据留痕、电子文件即时在线接收等功能，该部分功能对数字档案馆的建设缺一不可，例如，若缺少电子文件归档和电子文件即时在线接收功能，则会直接影响馆内电子文件接收以及电子文件的时效性等问题，所以档案馆应在应用系统中加入以上功能，以满足馆内电子文件的接收、管理以及保存工作，为“收、管、存、用”的档案周期做好保障工作。
（5）传统档案与电子档案具有同等重要地位，而目前馆内传统档案扫描未达到相关文件数量的要求，档案馆应加快馆藏档案数字化，以满足馆内利用、保存等业务需要。
（6）门户网站是档案馆面对市民的线上窗口，是档案馆的重要宣传阵地，目前档案馆还未部署门户网站,未能满足市民以及各单位的查档借阅需求，同时，面对多元化的网络环境，网络资源也是充实馆内数字资源的重要组成部分。所以，档案馆应加快门户网站建设和完善网络资源采集策略，满足市民需求及补充馆内数字资源。
（7）缺少音频类、视频类数字化转换设备，字处理、图像查看、音视频播放、杀病毒等基础设施设备，以及高可靠性的信息安全系统和其他相关辅助设备等。
（8）档案数字化设施缺少磁盘阵列。
（9）操作系统、工具软件、数据采集、转换、尚未完成。
（10）网络基础设备缺少核心交换机。局域网缺少应用服务器、备份软件、光纤磁盘阵列、光盘库、核心交换机、人证对比一体机、查档终端一体机、签批屏和服务评价器。
（11）应用系统缺少档案信息网、档案馆行政事务管理系统、电子阅览室系统、电子文件归档管理系统、智慧陈展系统、实体档案库房管理系统、光盘制作、四性检测系统、档案信息共享平台和数据库建设。
（12）保障体系缺少制度制定与实施。
（13）缺少接入政务网，开展数字档案接收、共享利用和在线监督指导等业务，缺少接入因特网，通过网站开展数字档案利用展览、咨询以及数字资源采集业务。
（14）缺少自助查档服务计算机终端设备。
（15）尚未能通过系统接收电子档案及与馆藏有关的2种以上数字资源。
（16）档案管理系统缺少客户满意度评价功能。
建设目标
1.建设以数字化档案信息为主,包容各种相关文件.资料、语音、视频、图形、图像等广阔领域的各类数字信息资源库，为数字档案馆的形成和运作打下基础,创造条件。
2.通过与市政府信息网的无缝链接,以及对各立档单位形成的电子文件实行远程监控,实现电子政府形成的电子文件及时归档,使档案收集在时限上提前成为可能。用数字化手段对档案业务各流程进行管理,真正实现文档一体化,实现整个档案馆业务流程的全面数字化。
3.与市企事业单位信息互联互通，扩大信息服务范围,实现更大范围内的信息共享,为政府决策及日常运行提供可靠的依据。
4.提供新的信息和知识传播手段,改变档案利用服务以提供物理实体为主的传统方式,指引终端用户通过网络获取存储在各个站点的档案信息资源,为用户提供超越时空限制的个性化服务。
建设内容
数字档案馆工程建设涉及范围广,其主要内容有标准规范的制定、软/硬件基础设施建设、应用系统建设、数字资源库的建设以及人才队伍的培养。
数字档案馆基础设施
档案信息管理利用所需的硬件环境和软件环境。具体包括网络、主机、存储设备、操作系统、数据库、应用服务器等。
主机房建设
主机房是信息系统的中枢，机房的温度、湿度、洁净度、安全保安、防漏水、防雷等环境因素必须达到计算机设备、网络设备、存储设备等各种电子设备的存放要求，主机房需满足以下建设指标：
（1）主机房应具备双路供电系统，配备计算机设备专用配电柜的及设备专用后备式不间断电源（UPS）。
（2）主机房需配备安全防范与监控系统，包括门禁设施，视频监控设施且监控视频保存周期达不少于三个月。
（3）需配备温度、湿度的控制系统，且开机、关机温湿度满足标准要求（开机温度22-24℃、湿度40%-55%，关机温度5-35℃、湿度40%-70%）。
（4）机房需配备洁净气体灭火系统或高压细水雾灭火系统及报警装置。
网络建设
依据国家相关文件要求，数字档案馆网络建设分为局域网、政务内网及政务外网三部分组成，且三网实现物理隔离。
在《数字档案馆建设指南》中“保障体系建设的5.1安全保障体系建设：数字档案馆系统一般要求达到二级(系统审计保护级)以上安全保护标准。因此在网络建设中配备必要的防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施。
局域网建设
根据《数字档案馆系统测试办法》要求，部署两台企业级交换机作为网络核心交换机。实现关键网络设备冗余等高可靠性能。为内部网络业务流量数据高速交换提供一个可行的、可靠、可管理的数据高速核心交换平台。局域网采用两层架构，即核心层、接入层。核心层部署2台企业级以太网交换机，并采用双机热备方式实现设备冗余，万兆光纤接口分别下联至接入层的各域，提供核心层的高速交换转发。并由防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施对网络护提供安全保障，同时满足等保2级要求。
政务内外网建设
政务内网采用两层结构设计，即核心层和汇聚层。核心层万兆以太网交换机。为保证网络安全,在核心层部署漏洞扫描系统、防火墙系统，做到安全隐患及时发现,危险行为及时终止。汇聚层部署以太网交换机分别连接档案馆不同业务域。
存储设备
存储体系是档案数字资源的载体，是系统软件基础环境建设的核心,也是档案数字资源的信息安全基础保障。高效可靠的档案数字资源存储体系，将确保核心应用能够稳定支撑多种关键业务、相关业务接需获得资源;能够接照数据存储量和分步实施的需要,扩展未来的存储、备份相关设备。
数字档案（数据中心）存储系统建设包括专网存储系统建设、政务内网和政务外网存储系统建设。
（1）专网服务及存储系统
专网存储系统采用在线存储、离线备份及近线备份结构,利用高性能存储阵列把大容量档案数据实时保存、管理、利用。
方案中需要应用服务器、数据库服务器以及光纤磁盘阵列设备，光纤磁盘阵列存储设备同时连接至两台应用服务器、两台数据库服务器。
用户应用数据、数据库数据存储在共享存储设备中，分别由应用主服务器、数据库主服务器对外服务并访问光纤磁盘阵列存储设备进行数据读写，一旦主服务器发生故障（例如：操作系统宕机、服务器意外掉电、网络故障等），由双机热备软件自动将应用切换至备用服务器并接管光纤磁盘阵列存储设备的访问权继续对外服务，保护业务应用不间断运行。
操作系统
数字档案馆是档案信息管理与服务机构，因此系统应选稳定、安全、友好、兼容性强的操作系统，本次设计选用Windowsserver操作系统。
数据库
鼓励服务器端使用高可用数据库软件
应用服务器
应用服务器应既具有稳定与可扩展的架构,又可提供一个易于开发和管理的应用环境。
数字档案馆应用系统
各种数字档案信息管理与服务机构的应用系统,是数字档案馆的核心部分。具体包括:区综合档案馆、企事业单位档案部门以及其他数字档案信息管理与服务机构的应用系统（详见“六、应用系统功能”）。
数字档案馆集成
利用数字档案馆基础设施建立数字档案信息资源库,综合利用各类数字档案管理与服务机构的资源库为用户提供各种与档案信息管理与利用有关的公共基础服务。具体包括信息集成、信息交换、应用集成。
档案资源采集
（1）存量档案数字化
数字档案馆建设的基本要求之一是要运用现代技术和设备对传统纸质档案进行信息化处理，使之成为能够进行采集、整理、存储、管理，并通过网络实现共享利用的数字化档案。因此，对存量档案进行数字化是数字档案馆建设的第一步。
存量档案数字化主要是通过对纸质档案、照片档案、音像档案等传统载体档案进行数字化加工，以实现档案实体的虚拟化。其中，对纸质档案进行数字化，先利用扫描仪等设备形成纸质档案的数字图像，然后运用OCR等识别技术生成一套双层PDF格式数字副本或TXT格式数字副本，对微缩胶片、照片、录音、录像等档案进行数字化，先对其进行压缩，以统一的数字形式进行存储，再通过档案管理系统进行挂接、上传、实现以数字化形式记录各种档案信息，使之能够与电子档案资源一并进行管理，并按照国家相关标准规范，建立数字档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库和专题数据库。
（2）增量档案电子化
实现增量档案电子化，就要打通核心业务系统与档案管理系统的数据对接通道，将业务系统数据通过在线方式自动导入档案管理系统，建立核心业务系统与档案管理系统的数据接口，从而实现业务系统数据的闭环管理，一是档案接收自动化。档案管理系统自动定期接收其他业务系统导入的电子文件或电子数据，无需人工干预。二是档案数据统计与档案监督检查自动化。档案数据的大集中，使档案馆可通过档案管理系统统计全系统的档案工作基础数据，并通过基础数据查看、分析各机关单位年度档案工作开展情况，既快捷又精准。三是到期档案鉴定、销毁手续办理自动化。档案管理系统自动将保管到期档案清单推送至相关人员，由办公室牵头组织业务部门通过档案管理系统办理到期档案鉴定、销毁手续。
对迁移至档案管理系统的业务数据进行“真实性、完整性、可用性和安全性”的检测验证，确保导入档案管理系统的数据达到“四性”要求。
建立性能强大、有超大存储空间的档案资源管理平台，集中统一管理馆内所有档案。完成电子数据跨平台、跨单位间的迁移，使电子数据管理更加安全。馆内数据管理中心落实专业的管理团队，严格按照规章制度和操作流程管理平台内的电子数据，使数据得到专业化、规范化的管理。
增量电子化实现方式：
①嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工维，实施预归档。
②采集元数据
元数据应在业务系统捕获:题名、并列题名、副题名、说明题名文字、文件编号、责任者、日期、文种、紧急程度、主送、抄送、密级、件号、子件号、稿本、发文的起草、审核签发、复核、登记、用印、核发、收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复、。文件组合类型、保密期限、件数、页数、语种;格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序、信息系统描述、签名规则、签名时间、签名人、签名结果、证书、证书引证、签名算法标识。
③嵌入电子签章
《中华人民共和国电子签名法》“第十三条电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。
第十四条可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”
④开发数据接口
业务系统开发其元数据归档接口并作出书面说明,归档接口为webservice归档接口。
⑤数字签名+版式文件“双保险”数字档案馆建设采用基于数字签名技术的电子签章功能,通过MD5摘要技术和位RSA非对称性签名算法设计的电子签章,使电子公文具有了法律效力的电子签名属性,电子印章可鉴别真伪和防篡改,从而保障了电子文件归档真实可靠。同时,采用PDF版式文件技术,对档案进行标准化封装处理,转为统一的入口文件,保证电子档案的真实性、完整性、有效性和可追溯性,使电子档案管理高效、存储安全、利用便捷。
（3）其它网络信息资源的获取
通过其它网络获取信息资源是丰富数字档案馆信息资源的一条有效途径。它可以让各数字档案馆在进行信息资源建设进互通有无，共同为用户服务，充分发挥档案信息资源的作用。从其它网络获取信息资源，需要注意三个方面的问题：其一，从其它网络获取信息资源是否合法，是否取得了许可权等；其二，对网络信息是直接捕获，还是建立链接，直接捕获是一种比较简易的方法，但它涉及所有权等问题，容易引起产权纠纷。建立链接，是目前获取网络信息资源比较常用的方法，但网络信息的不稳定定，如地址的变更等，很可能让用户无法按给定的地址找到所需要的信息。因此，数字档案馆建设单位最好与其它信息网络建立信息获取、共享等相关协议，实现资源共享。
（4）数字档案信息资源数据库建设。
我馆数字档案馆规划构建多个大型信息数据库：目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、管理过程库、规范标准库、电子档案元数据库、日志库、词库、统计数据库、语义数据库、数字资料元数据库、系统维护库，这些数据库集中存储了数字档案馆的所有数据信息。考虑到大容量的数据存储和管理是整个数字档案馆的基础，因此，针对档案馆数据的特征，我们分别采用大型的关系数据库来保存管理其业务及条目数据，如档案目录，以达到易管理、易检索利用的要求；用非结构化的文件方式存储其全文数据，如照片、多媒体，可以达到大容量（1TB）、不依赖于现有平台和系统、易扩展的要求。
档案管理门户
为数字档案馆用户提供多种档案信息访问方式与途径。基本功能包括分类浏览检索、个性化服务、主题发布与订阅、存取控制等。
安全建设
数字档案馆的安全体系建设应符合国家和自治区有关等级保护和涉密信息系统建设的相关要求。
（1）、按照计算机信息管理系统等级保护的要求，数字档案馆建设要达到二级(系统审计保护级)以上安全保护标准。
（2）、有相应的技术措施和管理手段应对数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、黑客攻击、权限扩散、数据篡改等安全隐患。
（3）、有保证电子文件（电子档案）调用等过程中的安全保密措施。
（4）、制定有应急预案，具备应急处置能力和完善灾难恢复技术。
（5）、建立容灾备份系统（如实时备份、脱机备份、异地备份等）。
人才队伍建设
人才是保证数字档案馆工程建设成功和持续发展的关键。要通过建设数字档案馆培养一批系统开发与维护、资源加工与管理运营、标准建设与保护等方面的专业人才。
档案信息管理与利用机构的负责信息化建设的领导,具有决策、指挥和控制的职责和权力主要任务是制定工作目标、技术规范,管理制度和缋效考评估指标;组织落实数字档案馆建设所需的资源;协调数字档案馆与协作方、用户之间的关系;采取各种措施营造良好的内部工作环境，充分调动全体工作人员的主动性、积极性和创造性,组织和领导员工为实现数字档案馆建设目标而积极有序地工作。
制度建设
建章立制，强化管理。根据数字化档案室创建要求，完善了本单位档案信息化管理制度和规范。
（1）管理制度：制订了《电子文件归档与管理办法》、《安全保密制度》、《档案数据网上查询利用制度》、《档案数据管理维护制度》、《数字档案鉴定销毁制度》、《数字档案的统计制度》、《数字档案的保管制度》、《数字档案的利用制度》数字档案鉴定销毁制度等管理制度，确保了档案工作有章可循。
（2）、业务规范：包括电子档案管理、硬件基础设施建设、系统及应用工作平台等技术规范。
（3）、安全管理规范：包括信息安全规范、网络安全规范、硬件安全规范等。
应用系统功能
档案整理
实体档案著录
通过实体档案著录窗口，对各类实体档案文件进行录入，对已录入的档案可以通过查询以及组合查询，筛选出指定文件，查阅文件的题名、档号、文件编号、案卷时间、密级等信息，并对其进行编辑、删除以及查看明细操作，实现实体档案的便捷管理。
档案分类
通过档案分类模块对已归档文件进行分类处理，便于档案的分类有序管理，提高管理者的工作效率。
档案清单管理
系统内置国家标准档案清单，用户通过对关键字查询，查找档案清单，并提供导入清单、下载清单模板、支持对清单新增、编辑、删除、排序操作等管理功能。
归档管理
文件归档管理提供对来自办公自动化系统（OA）的待归档电子文件的接收操作。系统通过文件标准交换接口能够无缝地接收来自办公自动化系统（OA）等其他应用系统生成的文书类、会计类、科技类等各类归档文件。用户能方便地配置待归档文件的接收来源和制定各类文件接收的标准格式，不符合标准格式的电子文件不予归档并提出整改意见，直到合格。档案人员在接到验收合格的通知后，再将案卷材料装订成册和电子档案一同归档。对于不归档的电子文件，系统自动将其转入文件临时资料库，根据系统设定的年限，到期后这些文件将被自动清除。
系统能够自动采集待归档文件字段信息和原文，减少档案员归档工作量，真正实现文档一体化管理。档案员根据档案预归档库接收的文件，为每份文件设定保管期限，然后分类归档入库。归档过程人性化、智能化、便捷化，支持批量归档和自动归档等智能归档功能。
归档记录
用户通过筛选特点时间区间范围，查找相关档案的归档记录，包括档案批次号、归档类型、归档记录、操作人、时间以及查看归档明细。
编目
系统提供对已经接收入库的档案资源或者资料信息进行调整的功能，包括智能标引（针对分类号以及主题词）、重复文件检测、文件自动摘要、信息跟踪、件号调整、案卷号调整、卷内顺序号调整、组卷拆卷、信息补遗以及其他的辅助管理功能。
在整理编目过程中，系统提供针对仍然存在错误数据的校对或处理功能，主要包括批量处理、OCR识别、格式转换、数字化加工等操作。为方便管理员进行信息管理，系统提供统一编号管理机制，对有规则的档号、卷内顺序号、页数等字段内容系统自动根据档案目录上下文关系判别并生成相关数据元信息。
对完成整理编目的档案，系统自动与档案资源利用系统进行衔接，向利用系统提供利用数据，供数据库检索、全文检索等检索利用之用。
档案著录
数据著录
对实体档案的辅助管理以及电子档案管理功能。数据著录包含对待归档文件的接收管理（系统通过标准交换接口，实现与OA系统的无缝衔接，自动接收归档文件），文书档案、科技档案、照片档案、特种载体档案、业务档案等档案类别的数据录入、数据维护、报表管理等。
批量修改
对档案目录相关元数据的批量处理以及电子文件的批量处理功能。档案目录元数据的批量处理主要包括批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。电子文件的批量处理包括批量格式转换、批量OCR识别等。
批量操作可由管理员通过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。
件号及卷号调整
档案管理员通过系统提供的档号、件号、卷内顺序号等有规律数据的自动调整，实现档号、卷内序号、卷内件数和页数等信息点自动形成。针对件/卷号的调整系统提供档案管理员的手工干预。
提交管理库记录
对验证未通过的电子目录先进入预归档管理库，经档案管理员处理过后再进行归档操作。可对各种方式接收的档案进行管理，接收的数据确认后可提交管理库。
回收站
当用户从系统中删除一些档案数据或者原文文件时，系统并没有直接将这些数据直接清除，而是将这些文件放入回收站，当用户发现误删除一些数据时，可以在回收站中找到相应的数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来的数据存放地。回收站根据删除数据的性质分为档案目录信息回收站和原文回收站，分别存放从系统中删除的档案目录信息和原文信息。
档案接收
实体档案接收
实现对档案资源有效的信息管理，可对实体进馆数据进行统计，包括各种馆藏情况、数量变动情况等。对于累计型数据，系统能够自动在原有数据记录的基础上生成新的数据记录。可对接收的档案进行管理，接收的数据确认后可提交管理库。
全文挂接
将从数码照相机、盒式录音（录像）带、数码摄像机、CD、DVD等设备中采集图像、音视频数据挂接到系统中，同时对接收的全文提供元数据捕获。
四性检测
检测方案管理
对接收的目录数据、数字档案以及导入目录数据、数字档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。数据检测标准参照国家及省相关档案目录著录标准。档案检验包括实体档案接收中的档案检验和电子档案数据的校验检查。
数据检测主要包括档案目录元数据字段类型检查、元数据字段长度检查、元数据置空检查、元数据内容检查、档号格式检查等。对需要进行检验的元数据字段可通过系统后台档案库数据表结构定义以及档号自定义进行设置，可设置字段长度、类型、档号规则等。
检测报告
根据四性检测结果得出档案检测报告，用户可根据检测报告快速得知档案问题所在，及时干预。
库房管理
入库登记管理
实体档案因借阅利用完毕归还或者迁移入库的时候需要对出库文件进行登记管理。系统提供著录、编辑、删除、报表打印等功能。
实体档案维护登记
实现对档案实体进行的技术处理等维护管理信息登记，如消毒、辐照等，以及实体档案抢救、照片翻拍等的登记、审批、外出处理的在途管理、统计等功能。
虚拟图形库房
实现多楼宇、多楼层库房的图形化管理，包括库房、库柜、档案位置等，直观的显示库房的状态、当前温湿度、库架满置度等信息。
库图图形化管理由系统后台进行统一设置和管理。
文件定位跟踪
系统提供对档案库房位置的定位功能，档案管理员选择或填写需定位档案的档号或者存放位置，系统将直接定位到对应实体档案所在的位置。
系统自动定位功能由系统根据预设的库架位置进行检测。
实体档案上架
在库房初始化完成后，需进行档案上架的初始化操作。支持按实体上架、按盒上架两种模式（不同档案上架类型不能放于同一格位），提供条目上架、批次上架两种方式。支持三维模型上架和快速上架两种操作方式，相关数据可进行下载。
档案修裱登记
提供对破损档案的修裱信息登记功能，并可设置登记项目，打印输出登记信息。
实体档案移库
系统可根据库房中实体档案存放情况，当档案存址有调整时，可通过档案移库功能，实现档案移库，支持档案同架、不同架、不同库房之间的移动。
代卷卡管理
提供代卷卡设置功能，对已调出库的档案可根据需要进行代卷卡的打印，放入档案原存放位置。对于已出库的档案，在超过期限后，系统提供超时提醒，提醒档案的归还入库，功能包括查询、查看已超时的出库记录。相关记录支持导出与打印操作。
出库登记管理
实体档案因借阅利用或者迁移出库的时候需要对出库文件进行登记管理。系统提供著录、编辑、删除、报表打印等功能
保管状态管理
提供实体档案的保管状态信息查询功能，如档号、数量、架位信息、出入库信息等。相关记录支持导出与打印操作。
人员出入库管理
结合门禁系统，对人员的出入档案库房情况进行管理，提供出入库人员信息登记功能，可打印输出登记信息。
期限鉴定
期限鉴定是对到期档案的鉴定，通过此系统用户可以修改相关记录的保管期限，签署鉴定意见，并且系统将保管期限的鉴定记录加入鉴定清单中。
在进行鉴定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案鉴定人员导入当前整理编目界面编目表中显示的数据。按要求选择输入到期的年度，就会将整理编目当前窗体中符合条件的数据导入到当前窗体中。如果当前表中的信息过多，也可以通过组合查询进行过滤。到期自动提醒功能。
实体档案盘点
对库房中的各类档案的盘点情况进行记录和维护，可以对库房信息进行查询和盘点，确认档案实体的具体存放位置是否正确。向库房管理员提供库房盘点工作辅助登记功能，用于登记历次库房盘点工作记录。支持
联系电话：