近年来，会展业在国内外蓬勃发展，成为企业展示自身形象、与客户、消费者互动的重要平台。会展管理系统通过结合云展示、云引流、云互动、云管理等核心场景应用，不仅降低运营成本，还可以提升运营效率、服务体验和组织竞争力，从而实现展会的数字化转型。
会展管理系统是一个以人为核心，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以突出会展企业战略竞争的优势、提高展会经济效益和效益，支持会展企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。
会展管理系统的功能结构
从信息管理的角度来看，任何管理系统都应具有信息输入、处理和输出的功能。不同信息管理的功能设计还必须包括存储、传输、添加、删除、修改、统计和检索信息的功能。
从管理职能的角度来看，会展管理系统主要涉及对企业的人力、财力、物力、信息资源的管理和对生产、供应和销售过程的管理。展厅、展览、组织者、参展商和用户的会展管理信息系统具有不同的功能结构。该会展管理系统划分为展览馆运营信息管理系统、主办方信息管理系统、展览会现场信息服务系统的3个核心，通过功能接口系统，共建Internet网络整体，并实现会展业务的信息管理无缝连接，推动各子系统功能的融合与全系统信息资源的共享。
会展管理系统分为以下五个系统：
一、会议现场接待系统
会议接待管理系统根据会议性质决定。不同性质的会议对会议接待工作的设置各有偏重。具体工作内容有：
1.根据机票、车票、参会名单、嘉宾的邀请统计情况，确定接待方案与人员分工
2.提前对进出车辆、周边交通要道、场入进出口进行布置设计。
3.从机场、车站的接待工作到会场的接待管理，再到餐饮、酒店住宿、休闲的统一布局。分时段，分地点，责任到人。随时检查酒店、会议室相关的欢迎幅、欢迎牌、签到台、指示牌等是否出现问题。
4.通常正式会议，需安排治安管理人员，对进入会场及周边区域的车辆、人员、设备等进行监控。要做到人不离岗。
5.签到人员较少时，可以采用流水作业；签到人员较多时，可以安排团体队伍进行领队核实，集体签到。如果人员结构复杂，至少安排四到五个接待位置，将嘉宾、媒体、普通参与者分开接待。
6.嘉宾签到使用的笔、纸等要选择质量合理品。现场签的字、贺词、签约书等应由专业负责妥善保管。
7.出席人员就座排列方式中西方各有不同，应提前咨询排列方式。
8.发言过程中，准备好应急稿与应急演讲设备。（例如：话筒、投影设备、照明设备）
9.准备足够的会议用品，提醒参与者在会议正式开始前将手机转换为静音状态
10.会议开始后，应安排专人负责录音、拍照、摄像等工作。大型会议应提前安排同传人员，并对同传内容进行核实。
11.会议现场接待方面更多的内容，可以参考会展实务操作一书。
二、财务管理系统
财务管理系统主要以处理相关的财务往来关系为主。通常会议财务手续办理有两种：一种是提前办理、一种是现场办理。
提前办理是指会议正式召开之前，相关参会代表已办理了相关手续，会议组织者在现场对参会人身份进行核实即可；
现场办理是指参会人员直接在现场办理相关登记缴费手续，通常用于商务会议。会议财务管理系统的工作有：办理注册手续、办理食宿手续、办理资料购买手续、办理广告处理手续、核实参会人资料、处理其他财务往来帐目等。
核实参会人资料也是接待系统的工作任务之一，为了防止参会人身份错误，通常接待系统与财务管理系统均是进行参会代表身份审核。
三、会务服务系统
会展管理系统的会务服务系统：主要任务是完成会议期间相关物品配备与会务协调工作。会务服务系统主要工作任务有：
1.邀请(请柬、印刷、邮发)
2.签到(名片盒、签到薄、签字笔、胸牌、胸花)准备
3.仪式、讲话(讲话稿内容、审核、翻译、设备)准备
4.剪彩(立杆、彩带、剪刀、手套、托盘、持彩托盘人、引导)准备
5.协助参观(路线、引导、解说)工作
6.备餐(人数、标准、酒水、饭菜内容)
7.资料(会议介绍、讲话稿、贵宾名单)发放
8.礼品准备与发放
9.住宿（住宿房间预定、分配、退定）
10.旅游（景点考察、线路设计、购物指南、导游安排）
11.座位（座位安排、桌面物品摆放、嘉宾席位设计、休息区设计）
12.交通（车辆安排、疏导、调用
四、会场布置与工程设备系统
会场布置与工程设备系统通常在中小型会议上，两者没有明显的系统分区。政府型会议通常对两种系统不在细分，而商业型会议则分工较明确。主要工作任务：
1.标识、水牌、签到台布置
2.演讲、翻译、同传、播放、投影设备布置
3.会议形象文化品制作、打包
4.会场背景墙、背景音乐、灯光安装布置
5.大型舞台设计找寻
6.视频、音频设备安装调试
7.会议区、产品展示区搭建
五、门禁管理系统
门禁识别系统又称出入口识别控制系统，是一种高度智能化、既可实时控制又可脱机使用的网络进出口监控和报警管理的安全系统。授权的用户每人持有一张唯一身份认证的磁卡，持卡人将根据所获得的授权进入指定区域。系统通过对特定的管理区域设防（报警状态）实现报警与持卡人信息采集功能。系统自动读卡时间、开门信息、持卡人、报警信息等资料，供查询和统计处理并生成各种报表。广泛应用于现代化办公大厦、银行、展览场馆、机房、智能化小区等。
近几年，我国部分大型会展活动场馆均安装了门禁系统。以此来提高展览场馆的科技含量。熟悉使用门禁管理系统，是会展活动现场管理的重要内容之一。
1.统一的门禁系统，仅实现了控制、管理、输入输出确认等功能，其处理速度也较慢。随着技术的不断进步，新型的会展门禁系统在原有功能上，新增了用户信息存储并提高了多点认证的速度。
2.效协助场馆方、组办方、参展商做好现场的统计、管理、控制与宣传工作。由于参观群体鱼龙混杂，很难就参展效果做出准确、有效的评估，而具体展位参观群体的详细数据，更是不得而之。宝卡门禁系统可以根据参展商需求来采集观众具体数据，及时作出现场数据的统计分析报告。
3.本地参观者、异地参展商可以省去展品宣传材料携带的不便，根据门禁系统详细地记录，进行展品信息的传送。避免现场宣传品、宣传资料的大量浪费。
会展是一个集大成的过程，我们将大量的信息汇聚在一起，连接买卖双方，搭建沟通的平台。当我们从展会活动存在的根本原因去思考目标时，往往最终会落到创造最大价值与空间、实现多方的成交上来。会展管理信息系统是一个兼顾各方、满足需求、优化时间、成本和效益的过程。
会展管理系统的作用
会展管理系统全面涉及和管理会展服务企业的日常业务，可以有效地实现会展集团多办事处共同应用，多展会同时管理，分类管理参展商及观众等方面的数据，全面管理客户关系，使得大量的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员流动而流失，并可以直观地对展会过程进行有效的管理，应用精确的统计数据辅助公司决策。
会展管理系统的作用主要体现在以下方面。
(1)实现体制创新
会展管理系统作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上的一个组织动作，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。它可以帮助企业建立新的管理体系，实现企业内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作，使每个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连，能迅速提高工作效率，节约劳动成本。
(2)智能辅助决策
会展管理系统有效地实现会展集团多办事处／子公司共同应用，多展会同时管理。作为管理者，可以深入了解客户、市场和自己的业务绩效，能够实时了解公司各个子公司，各个部门，多个展会的业务运营状况；随时了解公司的财务状况，有效控制招展进度等，洞悉经营，随需应变，从容面对每个重要决策。会展管理信息系统可以帮助管理者将数据转化为知识、将知识转化为行动并使行动获得成功。
(3)业务流程自动化
会展管理系统改变传统企业需要应用行政等手段干预来规定业务流程，使用技术来简化和自动化现有的人工流程，要求一切事务流程都需要经由系统来操作，根据系统预设的流程工作，如此整个过程都可以进行规范有效地管理，实施过程监控，消除了中间冗余的环节，减少了浪费，避免了延误。
(4)整合企业内外资源
会展管理系统通过计算机网络将企业、客户、供应商及其他商贸伙伴集成起来，实现会展电子商务化，将原来分散的资源集中分析处理，全面整合企业内外资源，完成信息流、业务流和资金流的有效转移与优化。充分利用英特网技术及信息集成技术，将服务供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等功能全面集成优化，以支持产品协同商务等企业经营管理模式。
(5)降低信息安全风险
一切经营活动都在会展管理系统上运行，过程中形成的客户资源、文档、统计数据、业务经验等信息资源得以集中管理，加上完善的授权机制，降低信息安全风险。如果没有一个高度集成的信息管理系统，企业会因为人员的流动等原因，导致信息资源流失而形成安全隐患。
(6)会展过程的策划
会展管理系统是一个面向管理的信息系统，除了基本的数据处理功能以外，更重要的是对会展的几个过程，如前期的策划、会前的准备、会中进程和会后等过程中的阶段性工作，利用策划模板给出各个阶段性信息，并允许会展的策划人员和组织人员对这些信息进行更新、添加和删除，成为半自动的工作模式，这种功能是会展管理人员和组织人员重要的工具。
(7)电子商务化
会展管理系统有很多功能可以通过英特网实现，如客户的网络注册、登记，通过网络进行预订、招商引资、客户关系管理等。现在很多管理信息系统都移植到英特网上，通过Web形式构建会展管理信息系统，这种转变实际上就是电子商务化的标志。
会展管理系统是融合发展战略、业务流程融合、组织机构融合、技术应用融合四者的统一体。会展管理系统可以有效的推动展会企业引领未来3-5年所开展的发展战略、商业运营模式的深度融合。
会展管理系统既为我们节省了不必要浪费的时间，又提高了工作效率，保证了正确率。可以这么说，会展管理系统已然成为了会展企业的“得力助手”。现在您知道会展企业为什么需要会展管理系统了吗？
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