对上班族来说，电脑里面越来越多的文件和文件夹堆得像山一样，让人头疼。刚进入一家企业开启一段新的工作，电脑里文件和文件夹还是屈指可数，这个时候且凭自己的记忆，你就可以很快找到自己想要的，可是日积月累下来，文件和文件夹越来越多。
就像小玉的电脑，她使用了五年积攒的文件，单工作文件就有十万份，要随时从这十万份文件里找到自己想要的文件，如果单凭记忆的话，可不是件一件容易的事，有时候工作忙起来，就连手边处理的文件夹都不知存在哪个盘。
小玉为此常常苦恼，这个问题看起来不起眼，其实关系到我们的工作效率。隐藏在我们办公室里的时间黑洞吞噬着我们的效率，消耗着我们的工作能量和工作激情。
不仅如此，工作已经超过5年，无论是职位还是薪资都没有变化。自己闷着头复习想要考取的职称认证连续失败了三次，曾经自信的小玉眼睛里失去了光芒。
一次同学聚会，当年和自己在一个铺位滚过的小伙伴如今已经妥妥滴升任部门经理，她了解了小玉的情况之后，一脸认真地告诉小玉，她自己也经历过这些困扰。小玉仿佛抓到了救命稻草，赶紧求救。
老同学告诉小玉，小玉的问题其实是两点，除了工作资料管理不好掉进了时间的黑洞之外，更大的问题是缺乏科学合理的职称规划。
看到小玉一愣一愣的，老同学就不再卖关子，告诉她自己之所以职称晋级这么顺利，源于智炬信息技术（南京）有限公司的专业咨询老师的吧帮忙。这家公司成立于年，至今已经有了十几年的积累和经验，是江苏省内较早进入职称助评领域的企业。
智炬企业从成立开始，核心业务是专注职称规划，把助力客户轻松晋级作为企业的使命。时至今日，已经累计服务企业约四万余家，成交项目客户近余人，现有员工也突破人，是具有较强影响力的职称助评企业。
最后，老同学告诉小玉，只有同步解决好工作效率和制定科学合理的职业规划既职称晋升，才能真正成为职场上的赢家。而科学分类管理文件提升工作效率的方法，老同学也有绝活，小玉收获满满，今天也一并分享给大家。
把十万份文件进行分类和处理，把各种文件夹和文件分门别类的储存，不再出现手忙脚乱的情况，其实方法也不复杂，只需几分钟就能掌握其诀窍和精华。
它包含两项技能:一是建立文件夹，二是给文件命名，我们先来说说建立文件夹的技巧。
1.文件夹不要建在系统盘上
系统盘的空间往往很有限，而且操作系统长期运行，文件会占用越来越多的磁盘空间，留给我自由使用的空间也就越来越少。
最怕电脑出现异常，需要重新安装操作系统，系统文件将会无影无踪。如果重要的文件不小心保存在系统盘上，那就会面临较大的丢失风险。
所以不要把工作相关的文件和文件夹存在系统盘上，上文的小玉就喜欢把文件和文件夹存到电脑桌面上，其实电脑桌面默认存储位置就在系统盘上。就算临时放在电脑桌面上，我们也要在有时间的情况下尽快把它们移到非系统盘上。
2.文件夹的深度2～3级适宜
如果文件夹只有1级，所有的文件夹都存在同一个文件夹里。在文件少的情况下还是可以，但是大多数情况，还是推荐深度2～3的文件夹结构。
比如在电脑里面就有公司logo这个文件夹，因为公司logo经常使用，单独建一个文件夹是最合适的选择，在公司logo这个文件夹里又会有几个2级文件夹，比如纯图文件，横版文件等等。
自从小玉使用这个这个方法，全公司只要用到公司logo文件的人，复制的都是同样的文件夹。刚入职的新人需要使用公司的logo时，即便他不知道什么是纯图文件，也可以根据实际需求，在对应的位置把文件找出来。
3.文件夹层级不能太浅
根据许多职场人的经验，如果超过五十个文件，最好就建2级文件夹，这样检索起来会更快，但文件夹层级也不能太深，如果文件夹达到4～6级，甚至更多的话，那么整个文件夹就会变得像迷宫一样，千头万绪。
理想状态的文件层级应该保持2～3级最合适，每一级的文件夹尽量控制在20个以内这样3级文件夹，总数已经超过四百个，即便有一万个文件，平均到每个文件夹也只有25份，从25份文件里找到一份文件，比从一万份文件里搜寻，显然要轻松多了。
当然，文件命名很重要，才能准确无误的锁定目标。如果从文件名中看不出包含了什么内容，那就只能把25份文件一一打开，那就是费时又费力
的事情。
所以对海量文件做命名管理，这可是一个非常重要的工作。除了需要建文件夹的技巧，还需要对每一个文件做好规范命名。不需要每一个都打开，就可以从文件名上直接看清楚这个文件修订的内容，日期，主题，作者等等信息。
例如我在写这篇文章《如何对电脑进行文件管理，……》职场文，我就定为年11月18日，榴榴，职场文必完成。所以我在写稿子的时候，打开电脑，快速搜索文件名就能很快找到自己未写完的文章。
有的时候，我们也会出现忘记的情况，一个文件究竟放在哪里却怎么也想不起来，这时搜索功能就派上了大用场。文件的创建时间，文件的主题，作者是谁。只要记住其中一个，就可以很快的搜索到自己所需要的文件。这就是给一个文件贴上标签，用标签来做分类，简单又省事。
文件管理是职场人的一项基本功。如果职场人文件分类管理工作都没有做好，影响的不只是他自己的工作效率，更会影响到整支团队的效率，有了文件分类管理的基本功，还可以举一反三的拓展到其他办公室文件分类的管理工作中，取得事倍功半的效果。
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