疫情期间，学习不停，本期我们一起来探讨企业如何才能做好进出口单证管理，使其符合AEO认证标准。
在实地开展进出口单证管理工作之前，我们首先要认识以下三点：
01做好进出口单证管理，需要科学定义进出口单证管理的概念。
理论上来说，企业的进出口业务单证不仅仅是企业依法合规办理进出口业务的凭证，同时是企业进出口部门复核相关单证及纠错记录的证明，也是和相关贸易方订立执行合同的基础。
从现实的意义上来看，进出口单证管理不光是海关AEO认证标准的要求，也是企业内控管理要求的一个重要方面，对企业长远发展具有重要意义。
简要地说，进出口单证管理不仅仅是符合海关AEO认证的需要，更是企业内部控制管理要求和企业长远发展的目标之一。
也许有人觉得我说的有点过，进出口单证管理看起来也没那么重要吧？很多企业进出口单证管理得乱七八糟，也没眼见给企业带来什么严重后果……
下面我们就要来认识这些真实存在的管理误区。
02做好进出口单证管理，需要客观认识存在的管理误区。
误区一：主观意识不够。
在辅导企业AEO认证准备的过程中，发现很多企业存在相关工作人员缺乏对进出口单证管理的主动性和责任感，对单证的重要性在主观上没有引起足够的重视，在日常管理上比较随意，流程管理也不规范。有的企业的进出口单证资料随意堆放在仓库的角落里；有的只要岗位人员一变动，单证资料也就随之缺失了；有的企业是因为AEO认证需要，缺什么就补什么，压根没想从制度上根本改变管理现状……
误区二：管理制度松弛，管理模式存在漏洞。
有些企业对于单证管理建立了相关的管理制度，同时也制定了流程。但是，这个制度文件有可能只是照抄别的企业，应付认证工作或内控管理，在实际的单证管理过程中，依然存在管理漏洞。比如，企业单证管理制度和流程文件都已经建立，然而，在海关实地认证时，仍旧找不到随机抽取的报关单。
误区三：监管缺失。
企业进出口单证管理普遍存在监管不到位的情况，日常管理不当一回事，出了问题，检查问责就会多一些，很多制度规定和流程设置流于形式，有了问题得不到及时发现。比如，单证复核的工作很多企业并没有真正落实，仅仅走个过场，留个签名；或者出现问题后，问责也只是做个形式……
03做好进出口单证管理，需要制定科学的单证管理流程。
一、制定科学的进出口单证管理流程，要明确进出口单证管理目标。
既要能够实现既要保证进出口单证管理的有效高效和科学规范，符合海关有关单证管理的法律法规，同时符合AEO认证标准的要求，同时也要切合公司管理现状和业务发展的需要。
比如，RCEP正式开始实施，公司产品是否属于原产地范畴，能够提供相关的证明文件和资料对企业的开拓业务和节约税金成本具有重要的意义。合同、发票、收付汇凭证等商业单证涉及成交价格的构成，海关审价过程中必然会要求企业提供，往往这种时候进出口单证管理的重要性就体现出来了。
所以科学的进出口单证管理，只能是靠制度流程来防范风险，要能够实现行之有效，实现企业进出口单证的长远管理，不是只为了应付眼前。
二、制定科学的进出口单证管理流程，要全面掌握进出口单证管理的内容。
进出口单证管理的内容主要包括：进出口单证复核、进出口单证纠错、进出口单证保管、报关业务相关证照及公章的管理、AEO认证档案的管理等。
其中包括相关的进出口单证的保管，如进出口报关单、进出口报关随附单据（合同、箱单、发票等）、单证复核记录、单证复核差错登记、关务实务操作差错讨论会记录、年度客户单证差错汇总记录、公司证照及公章保管领用记录、AEO认证档案……
以上所有进出口单证的管理都要按照及时性、完整性、准确性和安全性等海关要求，制定相关的操作流程，体现具体的负责部门和岗位、人员、人数等，设定具体的管理方式和操作细则。如果企业涉及多种贸易形式，所有贸易方式的操作流程都要建立，如一般贸易、加工贸易、委外加工等。
三、制定科学的进出口单证管理流程，要确立单证管理的工作方针。
1.建立制度，制定流程。
进出口单证管理制度必须遵守国家相关的法律法规及海关规定，参考AEO认证标准，结合企业管理现状，充分体现制度和流程的可行性。
2.重视制度和流程的培训工作。
针对因工作岗位调动、不熟悉单证管理相关制度和操作实务等问题，采取各种形式的培训工作，熟悉进出口单证管理各项制度和操作实务。
3.明确责任，落实差错追究。
制度文件必须明确单证管理的具体责任人员，严格执行单证管理各项制度，承担进出口单证管理有关责任。
4.做好监督工作。
制度文件明确单证管理的具体监督措施，比如每周举行单证复核纠错总结会议、月度总结报关单差错率、定期检查进出口单证存档和保管情况……同时，对于管理不到位的情况进行问责。
企业的制度强调规范性，应该做什么不应该做什么能做什么不能做什么有什么后果……依据制度制定的流程主要是某种活动的过程进行描述,强调逻辑性，先做什么后做什么输入什么输出什么如何转化……
所以想要做好企业的进出口单证的管理，无论是建立行之有效的管理制度，还是制定全面详细的操作流程，这两者缺一不可。同时还要加上企业范围内对制度和流程强有力的推广和执行，并匹配严格的监督措施，四驾齐驱才能实现真正意义上的进出口单证管理。
来源：e关咨询
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